Télétransmission ACTES

 

Qu'est-ce que la télétransmission ACTES ?

Les actes administratifs transmissibles doivent être transmis à la (sous-)préfecture pour devenir exécutoires.

La télétransmission consiste à transmettre ces actes par voie dématérialisée (sous forme de PDF via l'application ACTES) plutôt que par voie postale, avec plusieurs avantages :

- délais raccourcis (l'accusé de réception rendant l'acte exécutoire vous est retourné dans les minutes qui suivent l'envoi)
- économies de papier et d'affranchissement
- moins de risques de voir des actes égarés

De nombreuses informations relatives à la télétransmission ACTES sont disponibles sur l'espace dédié du site de la DGCL .

Procédure de raccordement à la télétransmission ACTES

Délibération

Il faut tout d'abord que votre assemblée délibérante prenne une délibération qui :
- valide le principe de la télétransmission
- autorise l'exécutif à signer la convention avec le représentant de l'Etat
- autorise l'exécutif à signer le contrat avec le tiers de télétransmission choisi (s'il n'a pas déjà délégation pour les MAPA)

A toutes fins utiles, voici la liste des tiers de télétransmission agréés :

> liste des tiers de télétransmission agréés - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,20 Mb

Convention

Il faut ensuite nous fournir certains éléments afin que nous puissions rédiger la convention :
- n° SIREN de votre collectivité
- NOM Prénom de l'exécutif
- adresse postale de la collectivité
- tiers de télétransmission choisi parmi la liste des opérateurs homologués
- coordonnées (nom prénom, tél, courriel) du référent ACTES au sein de votre collectivité
- date de début de télétransmission souhaitée
Le projet de convention vous sera transmis par courriel pour signature et retour en double exemplaire.

A toutes fins utiles, voici un canevas de convention :

> canevas convention - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,18 Mb

Attention : chaque entité qui souhaite télétransmettre ses actes administratifs doit passer sa propre convention de télétransmission !
Par exemple, les actes d'un CCAS doivent être télétransmis via le compte de télétransmission du CCAS, pas via le compte de la commune siège.

Certificat d'authentification

Il faut enfin vous doter d'un certificat d'authentification RGS **, auprès du tiers de télétransmission choisi ou de n'importe quel autre fournisseur agréé.

> fournisseur RGS** - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

Modalités de télétransmission

Nomenclature générale

A chaque envoi, vous devez préciser un "code matière" dépendant du thème de l'acte et listé dans le document suivant :

> codes matière - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,21 Mb

Budgets

Les modalités de télétransmission des documents budgétaires et afférents sont récapitulées dans la note suivante :

> modalités télétransmission budgets - format : DOC sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,06 Mb

Pour télétransmettre des fichiers XML via ACTES budgétaires, il faut valider les fichiers avec l'outil TOTEM ).